Guides > Logiciels de présentation

Remarques générales

Utilité des logiciels de présentation : Les logiciels de présentation ne garantissent pas le succès d'une présentation. Une mauvaise présentation sera toujours mauvaise, et ce, sans égard aux moyens utilisés pour la préparer. De plus, elle contribuera à étaler au grand jour les faiblesses de l'auteur en matière de logique, d'orthographe et de typographie, puisque le tout sera présenté sur grand écran.

Simplicité, sobriété, classicisme : Certaines des suggestions proposées ici pourront donner l'impression que le résultat sera plus terne que vivant. Les présentations qui se distinguent par leur simplicité, leur sobriété et leur classicisme font cependant toujours un meilleur effet que celles qui sont fantaisistes et abondent en effets qui dissimulent le contenu.

Clarté : Chaque diapositive doit être aussi aérée que possible. Il faut résister à l'envie de surcharger une diapositive et ainsi faire en sorte que l'information soit noyée et que les auditeurs accordent plus d'importance à la présentation elle-même qu'aux propos.

Lecture d'un manuel : L'argent consacré à l'achat d'un ouvrage détaillé sur le fonctionnement du logiciel utilisé et le temps requis pour sa lecture (et, au besoin, la relecture de certaines sections) vous seront rendus au centuple. La consigne RTFM n'a jamais nui à personne.

Ajouts à la barre d'outils : Ajoutez à votre barre d'outils les icônes requises pour certaines opérations fréquentes. L'utilisateur francophone, plus particulièrement, voudra un accès rapide aux exposants, et quiconque manie souvent les langues aura besoin des caractères spéciaux. Pour ce faire :

• Outils > Personnaliser > Commandes.
• Dans la liste Catégories, choisir Format.
• Dans la liste Commandes, cliquer sur Exposant et le déposer dans la barre d'outils, p. ex. à la droite des icônes pour le gras et le souligné (le raccourci clavier de Microsoft Word, Ctrl+Maj+Signe plus, fonctionne aussi dans PowerPoint); refaire la même opération pour Caractères spéciaux.

Il est impossible d'ajouter une icône pour l'espace insécable; de plus, le raccourci clavier Ctrl+Maj+Espace de Word ne fonctionne pas.

Préparation

Conception

Modèles : Les logiciels proposent des modèles conçus par des graphistes, et il vaut mieux savoir ce que l'on fait avant de les modifier ou d'en créer de nouveaux. Les modèles abstraits et sobres sont toujours préférables à ceux qui cherchent à illustrer un sujet. Les couleurs qui font un bel effet sur l'écran d'un poste de travail pourront être plus fades lorsque projetées sur grand écran. De plus, certains éléments graphiques appliqués sur l'arrière-plan pourront être presque invisibles. Si possible, choisissez votre modèle et votre jeu de couleurs en fonction du contexte de présentation.

Uniformité : De manière à assurer une unité logique, utilisez un seul modèle par présentation. Les modèles fournis par les logiciels utilisent normalement une couleur pour le titre et une autre pour le texte, et il n'y a pas lieu d'aller plus loin. Si l'on prépare des présentations pour une série de présentations proposées à un même public, comme dans le cas d'un cours, on a avantage à changer de modèle à chaque fois de manière à assurer une certaine variété.

Couleurs : Un degré élevé de contraste entre l'arrière-plan et le texte est essentiel. Utilisez un texte pâle sur un arrière-plan foncé (p. ex. blanc ou jaune sur bleu) ou un texte foncé sur un arrière-plan pâle (p. ex. bleu ou noir sur beige). Les combinaisons suivantes sont déconseillées : rouge/vert, orange/bleu, rouge/bleu. Les arrière-plans foncés conviennent mieux aux salles peu éclairées. N'utilisez pas de photo ou d'image comme arrière-plan; le texte risquerait d'être difficile à lire par endroits.

Si vous choisissez un fond blanc, n'utilisez pas pour le texte des couleurs chaudes comme le rouge, l'orange ou (le pire choix) le jaune.

Vérifiez le degré de contraste entre les couleurs avec des utilitaires appropriés permettant de respecter les normes WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Ces outils vous seront aussi très utiles si vous programmez des sites Web, car ils permettront de confirmer que certains combinaisons, p. ex. un texte violet sur un fond noir, échouent à tous les tests de lisibilité.

Polices : Les polices sans empattement, comme Verdana, Arial et Tahoma sont idéales pour les présentations sur écran, contrairement aux polices avec empattement, comme Times New Roman, qui conviennent surtout pour du texte imprimé. Les polices avec empattement doivent être dans un corps plus gros pour être aussi lisibles que les polices sans empattement. L'utilisation de polices fantaisistes n'est pas approprié à une présentation sérieuse.

Nombre de polices : Chaque modèle utilise une police, parfois deux, et il est très rarement pertinent de faire appel à une troisième.

Taille des caractères : Si vous utilisez les modèles de diapositives proposées, p. ex. Titre et texte ou Titre et texte sur deux colonnes, le logiciel impose les tailles appropriées. Si vous choisissez plutôt une diapositive vide à laquelle vous ajouterez p. ex. une illustration et une légende, assurez-vous que celle-ci soit dans une police qui sera facilement visible du fond de la salle de présentation. En règle générale, utilisez une police d'au moins 22 points pour une légende; pour du texte, une police de 24 à 32 points sera idéale.

Masque des diapositives : Pour modifier la police et la taille de l'ensemble des diapositives, il faut modifier le masque des diapositives.

• Affichage > Masque des diapositives.
• Cliquez sur un des éléments de texte, puis sur Accueil.
• Modifiez la police ou la taille.
• Cliquez sur Masque des diapositives pour revenir à l'onglet précédent.
• Cliquez sur Désactivez le mode Masque.

N'oubliez pas que les polices d'une même taille n'ont pas une grosseur égale. Les polices Times New Roman et Garamond sont beaucoup plus petites que Arial et Tahoma.

Ne changez pas la taille des caractères à l'intérieur d'une même diapositive à moins d'une raison évidente, et surtout pas à l'intérieur d'une même ligne ou d'un même paragraphe.

Effets visuels, animations et clips sonores : Dans un contexte savant, les jeux d'animations qu'offrent les logiciels sont généralement superflus; ils seront perçus comme des irritants par les spectateurs, qui pourront se sentir traités comme des enfants. Les clips sonores risquent de faire le même effet, à moins qu'il ne s'agisse d'exemples musicaux pertinents. Tout ce qui n'est que décoration doit être pesé soigneusement et généralement éliminé. Le plus simple des effets d'animation (Apparition) convient parfaitement pour passer d'un élément à un autre dans une énumération. Le public doit assister à une présentation du contenu et non des possibilités du logiciel.

Diapositives d'introduction et de conclusion : Présentez clairement le titre, l'auteur et le contexte de la présentation (lieu, date) dans une première diapositive affichée avant le début de la présentation. Une diapositive finale consistant en un « Merci! » ou « Questions » est superflue. Mieux vaut présenter une illustration en rapport avec le sujet et qui conservera sa pertinence pendant la période de questions, p. ex. une photo du compositeur dont il a été question.

Utilisation des puces et logique de la hiérarchie : Une énumération utilisant des puces doit comporter au moins deux éléments sous chaque niveau hiérarchique. Un niveau hiérarchique ouvrant sur un élément unique (p.ex. Titre 2a) indique un problème d'organisation à corriger.

• Titre 1
  • Titre 1a
  • Titre 1b
• Titre 2
  • Titre 2a

Nombre de niveaux hiérarchiques : Même si Microsoft PowerPoint offre cinq niveaux hiérarchiques avec puces différentes pour chacun, il est habituellement préférable de ne pas dépasser deux.

Animation des énumérations : Pour faire apparaître un à un les éléments d'une énumération, utilisez le jeu d'animation le plus simple (Apparition). Tout autre effet d'animation peut devenir rapidement insupportable. Une énumération ne devrait normalement pas comporter plus de six éléments.

Nombre de lignes et de puces : Pour assurer la plus grande clarté, réduisez au minimum le nombre de lignes et de puces.

• Nombre de lignes par titre : 2
• Nombre de lignes par puce : 2
• Nombre de puces par diapositive : 6
• Nombre de lignes par diapositive : 5 à 8 lignes de 5 à 7 mots chacune

Unité de formulation : Tous les éléments d'une énumération dans une même diapositive devraient être formulés de la même façon. Autrement dit, tous les éléments devraient commencer p. ex. par un substantif ou par un verbe; ici la variété n'est pas souhaitable.

✓Planifier
Rédiger
Réviser

✕Planifier
Rédaction {substantif plutôt que verbe}
Réviser

Citations : Si votre exposé comporte des citations, affichez-les à l'écran pour que vos auditeurs puissent les lire en même temps que vous, ce qui favorisera une meilleure compréhension. Les auditeurs qui parlent une autre langue que la vôtre apprécieront cette délicate attention.

Typographie

Espaces insécables : Microsoft PowerPoint n'insère les espaces insécables qu'avec les guillemets français, mais pas avant les deux-points. Le raccourci clavier Ctrl+Maj+Espace utilisé dans Word ne fonctionne pas ici. On peut insérer les espaces insécables dans tous les contextes où ils sont requis ou souhaitables de l'un des deux façons suivantes :

• Activer le pavé numérique et taper Alt+0160 (taper la commande sans avoir activé le pavé numérique imposera un angle à la boîte active dès que le chiffre 6 aura été saisi); désactiver aussitôt le pavé numérique pour éviter d'insérer des chiffres en voulant s'en servir pour déplacer le curseur.
• Choisir le caractère 00A0 dans Caractères spéciaux, sous-ensemble Supplément Latin-1 (situé entre ~ et ¡).

Les espaces insécables présentes dans du texte copié à partir de Word ou de WordPerfect ou encore d'une page Web contenant les codes requis ( ) sont importées correctement.

Lorsqu'on colle du texte entouré de guillemets, il faut s'assurer que les espaces soient insécables puisque la taille des caractères forcera très souvent des retours à la ligne, ce qui pourrait amener des guillemets séparés du texte.

Majuscules et minuscules : Chaque entrée ou légende doit commencer par une majuscule, mais il ne faut en aucun cas écrire tout en majuscules. En plus d'être plus difficiles à lire, les majuscules sont l'équivalent de crier.

Italique et gras : Utilisez l'italique ou le gras pour mettre un mot ou un passage en relief. Le soulignement, qui date de l'époque de la machine à écrire, n'a plus sa place sauf pour identifier les liens Internet. On peut aussi se servir d'une autre couleur si elle se marie bien avec le modèle et si elle est bien visible. Microsoft PowerPoint présente d'ailleurs par défaut les couleurs contenues dans le modèle.

Apostrophes et guillemets : Remplacez les apostrophes et les guillemets dactylographiques (', " ... ") par des apostrophes et guillemets typographiques (’, « ... ») si vous faites du copier-coller à partir d'un site Web. Les espaces insécables ( ), cependant, sont importées sans problème.

Symboles pour les altérations : Utilisez les véritables symboles pour les bémols, bécarres et dièses (♭, ♮, ♯) et non des approximations comme b et #. Ces symboles se trouvent dans diverses polices, dont MS Reference Sans Serif est la plus adaptée, aux positions Unicode 266D, 266E et 266F.

Ponctuation : Seules les phrases complètes doivent faire l'objet d'une ponctuation finale; une simple virgule ne compte habituellement pas comme une ponctuation dans ce contexte. Les titres, les légendes et les éléments d'une énumération n'en ont pas besoin. Assurez-vous de procéder de manière uniforme.

Vérification orthographique : On ne soulignera jamais à quel point la vérification orthographique (F7 dans Microsoft Word, Ctrl+F1 dans WordPerfect) est essentielle. La moindre faute d'orthographe prend des proportions gigantesques lorsqu'elle est projetée en 60 points. Accordez l'attention qui s'impose aux lignes rouges ondulées qu'insère le logiciel pour signaler une faute possible et ajoutez les mots non reconnus à votre dictionnaire personnel (en vous assurant au préalable qu'ils soient parfaitement orthographiés).

Illustrations

Formats d'image : À chaque type d'illustration correspond un format d'image idéal.

• Photo en couleurs : JPG.
• Illustration au trait en noir et blanc (p. ex. exemple musical) : PNG, TIFF.

Taille des images : Numériser une image de sorte que ses dimensions soient d'environ 15 × 22 cm (hauteur × largeur) permet d'obtenir des fichiers d'une taille raisonnable que l'on peut ensuite redimensionner lors de la mise en page, tout en laissant de l'espace pour une légende. Au sujet de la numérisation d'images, voir Wayne Fulton, A Few Scanning Tips.

Légendes : Rédigez pour chaque illustration une légende comportant les éléments d'identification requis. Assurez-vous d'une présentation uniforme pour l'ensemble des légendes.

Mise en place

Ordinateur et projecteur : Communiquez à l'avance avec les personnes responsables de l'événement où vous ferez votre présentation pour vérifier la disponibilité de l'équipement. Faites toujours les tests requis avant l'arrivée du public pour éviter de retarder le début de la présentation, surtout si un retard pourrait avoir un impact sur le reste de l'activité.

Solution de rechange : Tenez pour acquis qu'il y aura des problèmes qui compliqueront la mise en place de la présentation et qui pourraient même la rendre impossible. Prévoyez toujours une solution de rechange élégante, comme une version imprimée de la présentation, sur laquelle vous pourrez vous rabattre rapidement (et sans laisser sentir que le tout vous a indisposé). Procédez de la façon suivante pour préparer une version imprimée :

• Fichier > Imprimer.
• Sous Imprimer :, choisissez Documents.
• Sous Documents, choisissez le nombre de diapositives par page (p. ex. 3 par page).

Chaîne stéréo : Si la pratique a pendant longtemps été d'utiliser un lecteur CD pour faire jouer des extraits sonores, il est nettement plus simple d'insérer des fichiers MP3 ou WAV dans une présentation. Avancer à une autre diapositive fera toutefois cesser l'enregistrement; autrement dit, il n'est pas possible d'avoir plus d'une illustration pour un même exemple lorsque celui-ci a été lié à la première diapositive.

Transport des fichiers : Copiez votre présentation et, le cas échéant, les autres fichiers (p. ex. MP3, WAV; MOV, MPG, WMV) sur une clé USB et, pour plus de sécurité, également sur un support infonuagique. Si vous avez accès à un serveur, placez-en aussi une copie que vous pourrez télécharger si nécessaire.

Destruction des fichiers : Ne copiez pas votre présentation sur le disque dur de l'ordinateur mis à votre disposition, car vous pourriez oublier de l'effacer en quittant la salle. Si vous devez effacer un fichier enregistré sur un ordinateur autre que le vôtre, tapez (dans Windows) Maj+Suppr plutôt que simplement Suppr après avoir sélectionné le fichier, ce qui l'effacera immédiatement plutôt que de le déplacer dans la corbeille où il pourrait être facilement récupéré. Quiconque sait comment s'y prendre pourrait cependant réussir à s'approprier vos fichiers, même effacés.

Emplacement des fichiers sonores : Si votre présentation comporte des fichiers sonores comme des exemples musicaux, copiez-les dans le même répertoire que le fichier principal pour que le logiciel puisse les trouver. Si le logiciel vous demande si le contenu externe doit être activé ou non pour la présentation courante, activez-le, sinon vos fichiers sonores ne pourront pas être joués.

Package pour CD-ROM : Si vous craignez que l'ordinateur qu'on vous fournira ne dispose pas du logiciel utilisé, préparez une version de votre présentation qui peut être exécutée sans que le logiciel ne soit installé (Fichier > Exporter > Package de présentation pour CD-ROM).

Polices spécialisées : Utilisez seulement des polices standards que l'on retrouve sur tous les ordinateurs pour éviter de voir les caractères accentués remplacés par des caractères inappropriés. Vous pouvez copier sur votre support les polices nécessaires pour les installer dans le répertoire c:\windows\fonts\ (si on vous permet de le faire) ou encore utilisez la méthode suivante (qui augmentera la taille du fichier).

• Fichier > Enregistrer (ou Enregistrer sous).
• Outils (dans le coin droit) > Options d'enregistrement.
• Sélectionner l'option Incorporer les polices dans le fichier.

Branchement d'un ordinateur portable à un projecteur : Familiarisez-vous à l'avance avec les étapes requises pour le branchement si vous n'avez pas l'habitude d'un ordinateur portable et que vous devrez en utilisez un pour votre projection.

• Reliez tous les périphériques à votre ordinateur.
• Branchez le câble d'alimentation dans le projecteur (apportez toujours votre câble).
• Branchez une extrémité du câble VGA (mâle-mâle, 15 broches) au port Monitor Out de l'ordinateur.
• Branchez l'autre extrémité du câble VGA dans le port RGB 1 (Computer 1) du projecteur.
• Au besoin, reliez le port Headphone/Speaker au port Audio du projecteur.
• Allumez le projecteur; un écran (habituellement bleu) devrait apparaître à la fin de la période de réchauffement.
• Allumez l'ordinateur, qui détectera alors l'entrée appropriée lorsque le démarrage sera complété. Dans le cas contraire, appuyez sur la touche Fn et la touche de fonction requise par votre portable, généralement F5 (HP, Toshiba), F7 (IBM, Sony) ou F8 (Dell), jusqu'à ce que l'image apparaisse à la fois sur l'écran et sur le portable.

Éclairage d'appoint : Si la console à partir de laquelle vous opérerez l'ordinateur n'est pas munie d'un éclairage prévu pour le présentateur, procurez-vous au besoin une petite lampe télescopique.

Techniques de présentation

Raccourcis clavier : Imprimez la page Utiliser les raccourcis clavier pour créer des présentations PowerPoint de l'aide en ligne et ayez-la à portée de la main comme aide-mémoire. Essayez les raccourcis offerts et mémorisez ceux qui vous seront utiles. Les plus courants sont :

• Ctrl+P : Transformer le pointeur en stylo.
• Ctrl+A : Transformer le pointeur en flèche (donc revenir au comportement par défaut, ce qui est essentiel pour pouvoir cliquer sur l'icône d'un fichier sonore).
• E : Effacer le dessin à l'écran.

Mise en évidence : Attirez l'attention sur un point particulier d'un dessin, d'un graphique ou d'un exemple musical au moyen de la fonction stylo (Ctrl+P). Servez-vous idéalement de l'encre rouge, et ce, d'une façon modérée et seulement lorsque la chose est essentielle. Tapez E pour effacer vos ajouts dès qu'ils ne sont plus requis de façon à afficher une diapositive intacte.

Désactivation de l'image lors des manipulations : Si vous devez passer d'un fichier à l'autre ou effectuer une manipulation d'une certaine complexité en dehors du logiciel de présentation, utilisez la télécommande du projecteur pour désactiver temporairement l'image projetée sur le grand écran et ainsi éviter au public de voir ce qui se passe « sous le capot ». Rien ne fait plus amateur que de montrer à votre auditoire vos pérégrinations à l'intérieur du logiciel de présentation ou du système d'exploitation.

Contact visuel : Regardez votre public et, au besoin, l'écran de votre ordinateur, mais ne vous tournez pas pour regarder le grand écran. Si vous utilisez en même temps un système de vidéoconférence, regardez toujours la caméra placée au fond de la salle. C'est en la regardant que vous établirez le contact avec les gens situés ailleurs.

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Date de dernière modification : 2024-01-22
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