Guides > Tableurs et systèmes de gestion de bases de données relationnelles

Tableurs

Définition : Un tableau est un logiciel permettant :

• de saisir des données numériques et alphanumériques dans des tableaux composés de rangées et de colonnes à l'intersection desquelles se trouvent des cellules identifiées par une référence (p. ex. A25, B16, C34),
• de les trier par ordre numérique ou alphabétique,
• de les manipuler au moyen de formules mathématiques.

Avantages : Un tableur permet de gérer des données en un seul tableau (ou dans certains cas de tableaux superposés) et d'effectuer des calculs ou des manipulations de chaînes de caractères (angl. strings) grâce à l'utilisation de formules, le tout étant mis à jour en temps réel. Il permet aussi de produire facilement des graphiques à partir des données numériques. On devrait préférer le tableau à la calculatrice (calculette) à chaque fois que la liste de chiffres à traiter dépasse quelques entrées. Il est alors facile de vérifier la saisie, d'autant plus que l'on peut commettre beaucoup d'erreurs lorsqu'on travaille rapidement. Disposer d'un tableau enregistré sur disque permet de réutiliser la série d'opérations et d'apporter des modifications.

Désavantages : Le tableur trouve rapidement ses limites lorsqu'il s'agit de gérer des données complexes qui, de manière à éviter les redondances, devraient logiquement être réparties en plusieurs catégories plutôt que stockées dans une seule feuille.

Utilisations : On peut utiliser un tableur pour des projets comme la gestion des résultats d'un groupe d'étudiants, l'addition d'une série de nombres ou de durées, le calcul de la moyenne et de la proportion en pourcentage de chacun des éléments de la liste, etc.

Saisie et exactitude des données : Un moyen facile de s'assurer de l'exactitude des données est de trier sur un champ et de voir si certaines entrées ressortent à cause d'une faute d'orthographe. Dans une colonne contenant plusieurs fois le nom Mozart, Wolfgang Amadeus, on verrait tout de suite Mzart, Wolfgang Amadeus, car le nom se retrouverait seul à la suite de tous les autres. On peut refaire l'opération sur d'autres champs pour découvrir d'autres problèmes.

Formules : Il est essentiel de tester soigneusement toutes les formules (p. ex. en faisant le calcul sur papier) pour éviter des résultats incorrects et de propager des erreurs dans toute la feuille. De plus, il faut vérifier si les références (relatives ou absolues) utilisées dans les formules sont exactes et n'ont pas été changées involontairement en ajoutant ou en effaçant des lignes ou des colonnes ou lors en faisant un copier-coller.

Systèmes de gestion de bases de données relationnelles (SGBDR)

Définition : Un système de gestion de bases de données relationnelles est un logiciel permettant :

• de gérer des données numériques et alphanumériques contenues dans plusieurs tables (angl. tables) composées d'enregistrements (angl. records) rassemblant plusieurs champs (angl. fields) et liées par des relations (angl. relationships),
• d'extraire des données en fonction de critères précis au moyen de requêtes (angl. queries),
• de préparer des états (angl. reports).

Utilisations : Un SGBDR permet de gérer p. ex. l'ensemble des informations relatives à l'œuvre d'un compositeur. On pourra ainsi créer plusieurs tables correspondant à autant de sujets : titres des œuvres et caractéristiques (nombre de mouvements, nombre de pages, durée, etc.), instrumentation, localisation des manuscrits, dédicataires, éditions, éditeurs, maisons d'édition, interprètes, création, enregistrements, etc. Chaque table contiendra des renseignements relatifs aux différents sujets, mais qui ne feraient que surcharger une feuille unique préparée au moyen d'un tableur; cette méthode rendrait pénible la correction et la mise à jour de données qui seraient répétées dans plusieurs enregistrements. Ainsi, une liste des propriétaires des manuscrits d'un compositeur pourra contenir les années de naissance et de mort, le lieu de résidence, la profession, etc. Les données accessoires à la table principale pourront alors être consultées en établissant une relation entre les deux tables.

Parmi les autres utilisations possibles, citons la gestion d'une collection de livres, de partitions ou de disques et des données relatives à l'organisation d'une activité (présentateurs, titres des communications, locaux, etc.).

Avantages : Un SGBDR permet de séparer les données en unités logiques (tables) et de les manipuler avec souplesse et flexibilité et en évitant les redondances. Il impose des règles de validité permettant d'éliminer les erreurs de saisie, comme des dates inexistantes ou des chaînes de caractères dépassant une longueur donnée. De plus, il force à planifier les types de données d'une façon stricte, car les champs n'acceptent pas tous les types de données comme les tableurs. Ainsi, un champ est de type texte, numérique, date/heure, monétaire, logique, etc.

Apprentissage : S'il est possible d'utiliser les fonctions de bases d'un tableur de façon plus ou moins instinctive, l'apprentissage d'un système de gestion de bases de données ne peut se faire efficacement qu'en lisant et en relisant un ou plusieurs volumes illustrant le fonctionnement du logiciel retenu. Maîtriser un logiciel aussi complexe ne peut se faire qu'en l'utilisant d'une façon soutenue et prolongée.

Planification : La conception d'une base de données exige beaucoup de réflexion et de planification pour élaborer une structure de données et un système de relations entre des tables qui possèdent un champ commun (par ordre de fréquence : un à plusieurs, plusieurs à plusieurs, un à un). On peut sans difficulté créer plus d'une douzaine de tables liées pour un même projet. Il est essentiel de consacrer à la conception et à l'établissement d'une fondation logique et solide le temps et le soin requis pour éviter des corrections et des modifications par la suite.

Saisie et exactitude des données : De manière à éviter des erreurs dans la saisie des données, on utilise autant que possible des listes de choix (Assistant Liste de choix), qui peuvent contenir un ou plusieurs valeurs dans une liste déroulante. Lorsqu'on modifie une donnée dans la liste de choix, p. ex. pour corriger une faute d'orthographe, toutes les entrées liées se voient automatiquement mises à jour. Pour s'assurer que les données d'un champ ne faisant pas appel à une liste de choix sont correctes, il suffit de trier les données pour voir apparaître à une position isolée. Ainsi, dans une colonne contenant plusieurs fois le nom Mozart, Wolfgang Amadeus, on verrait tout de suite Mzart, Wolfgang Amadeus, car le nom se retrouverait seul à la suite des autres entrées.

Intégrité référentielle : La fonctionnalité d'intégrité référentielle fait en sorte que le logiciel refusera d'effacer dans une table secondaire une donnée utilisée dans d'autres tables de manière à protéger les données et assurer un bon fonctionnement de la base de données. L'intégrité référentielle en cascade permet de mettre à jour automatiquement les données entre des tables liées.

Champs calculés : On ne doit jamais affecter un champ à un résultat pouvant être obtenu avec une formule. Il s'agit de créer dans une requête un champ contenant une formule utilisant les valeurs brutes comme paramètres. Ainsi, un champ donnant l'âge d'un compositeur au moment de la composition d'une œuvre ne ferait que gaspiller de l'espace, alors qu'il s'agit simplement de soustraire la date de naissance de la date d'achèvement de l'œuvre.

Requêtes : Les requêtes (angl. queries) sont des modules permettant d'extraire des données provenant de tables liées par une relation en fonction de critères précis et en les triant de façon croissante ou décroissante sur un ou plusieurs champs ainsi qu'à créer des champs calculés à partir des valeurs brutes contenues dans l'une ou l'autre des tables. Une requête pourrait p. ex. afficher les œuvres pour piano composées avant 1950 et qui ont fait l'objet d'un enregistrement par un interprète donné, et ce, en les triant d'abord en ordre alphabétique d'interprète puis de date d'enregistrement; on pourrait aussi calculer l'âge de l'interprète au moment de la réalisation du disque. On peut créer autant de requêtes que nécessaire pour répondre aux questions que l'on se pose sur l'ensemble des données; comme elles sont enregistrées sur disque, elles peuvent être réutilisées à volonté à partir des données du moment. De plus, l'espace disque requis est presque nul, car il s'agit simplement de commandes et non de fichiers comprenant des données.

Éléments communs aux deux types d'applications

Apprentissage : Le meilleur moyen de découvrir de façon efficace des logiciels complexes comme les tableurs et les bases de données relationnelles est de se procurer un livre venant avec une série d'exemples (sur CD ou à télécharger sur le site de l'éditeur) et de suivre le tout pas à pas. Ceci permet de travailler sur un projet éprouvé et d'apprendre les fonctions du logiciel d'une manière systématique plutôt que d'avancer à tâtons en perdant un temps précieux. Le temps consacré à l'acquisition des bonnes techniques sera amplement compensé par l'efficacité acquise et évitera d'avoir à perdre un temps précieux pour corriger des erreurs de conception qui pourraient éventuellement causer des problèmes majeurs.

Qualité et exactitude des données : Il ne sert à rien de travailler trop vite et de saisir des données erronées, car les calculs et les résultats des requêtes seront faussés. On ne doit jamais oublier le principe garbage in, garbage out : un logiciel ne fournira que du déchet si c'est ce avec quoi on l'alimente.

Élimination des erreurs grâce au tri : Le tri alphabétique ou numérique des colonnes ou des champs, tel que mentionné dans les sections précédentes, permet de s'assurer qu'aucune donnée ne ressort parce qu'elle a été saisie d'une façon incorrecte.

Automatisation et programmation : On peut augmenter la fonctionnalité des tableurs et des bases de données en utilisant des macrocommandes (ou macro-commandes), aussi appelées simplement macros, qui sont des listes d'actions consignées dans un fichier et qui peuvent être exécutées à volonté. Dans Microsoft Access, le langage permettant de créer ces petits programmes est VBA (Visual Basic for Applications). Les logiciels de traitement de texte permettent aussi de programmer des macros.

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Date de dernière modification : 2024-01-21
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