Guides > Tableurs et systèmes de gestion de bases de données relationnelles

Tableurs

Définition : Un tableau est un logiciel permettant :

• de saisir des données numériques et alphanumériques dans des tableaux composés de rangées et de colonnes à l'intersection desquelles se trouvent des cellules identifiées par une référence (par exemple A25, B16, C34),
• de les trier par ordre numérique ou alphabétique,
• de les manipuler au moyen de formules mathématiques.

Avantages : Un tableur permet de gérer des données dans un seul tableau (ou dans certains cas dans des tableaux superposés) et d'effectuer des calculs ou des manipulations de chaînes de caractères (angl. strings) grâce à l'utilisation de formules, le tout étant mis à jour en temps réel. Il permet aussi de produire facilement des graphiques à partir des données numériques. Le tableau est préférable à la calculatrice (calculette) à chaque fois que la liste de chiffres à traiter dépasse quelques entrées. Il est alors facile de vérifier la saisie, d'autant plus que l'on peut commettre beaucoup d'erreurs lorsqu'on travaille rapidement. Disposer d'un tableau enregistré sur disque permet de réutiliser la série d'opérations et d'apporter des modifications.

Inconvénients : Le tableur atteint rapidement ses limites lorsqu'il s'agit de gérer des données complexes qui, de manière à éviter les redondances, devraient logiquement être réparties en plusieurs catégories plutôt que stockées dans une seule feuille.

Utilisations : On peut utiliser un tableur pour des projets comme la gestion des résultats d'un groupe d'étudiants, l'addition d'une série de nombres ou de durées, le calcul de la moyenne et de la proportion en pourcentage de chacun des éléments de la liste, etc.

Saisie et exactitude des données : Un moyen facile de s'assurer de l'exactitude des données est de trier sur un champ pour voir si certaines entrées ressortent à cause d'une faute d'orthographe. Dans une colonne contenant plusieurs fois le nom Mozart, Wolfgang Amadeus, on verrait tout de suite Mzart, Wolfgang Amadeus, car le nom se retrouverait seul à la suite de tous les autres. On peut refaire l'opération sur d'autres champs pour détecter d'autres problèmes.

Formules : Il est essentiel de tester soigneusement toutes les formules (par exemple en faisant le calcul sur papier) pour éviter des résultats incorrects et des erreurs qui se propageraient ensuite dans toute la feuille. De plus, il faut vérifier que les références (relatives ou absolues) utilisées dans les formules sont exactes et n'ont pas été modifiées involontairement lors d'ajouts, d'effacements de lignes ou de colonnes ou de copier-coller.

Systèmes de gestion de bases de données relationnelles (SGBDR)

Définition : Un système de gestion de bases de données relationnelles est un logiciel permettant :

• de gérer des données numériques et alphanumériques contenues dans plusieurs tables (angl. tables) composées d'enregistrements (angl. records) rassemblant plusieurs champs (angl. fields) et liées par des relations (angl. relationships),
• d'extraire des données en fonction de critères précis au moyen de requêtes (angl. queries),
• de préparer des états (angl. reports).

Utilisations : Un SGBDR permet de gérer par exemple l'ensemble des informations relatives à l'œuvre d'un compositeur. On pourra ainsi créer plusieurs tables correspondant à autant de sujets : titres des œuvres et caractéristiques (nombre de mouvements, nombre de pages, durée, etc.), instrumentation, localisation des manuscrits, dédicataires, éditions, éditeurs, maisons d'édition, interprètes, création, enregistrements, etc. Chaque table contiendra des renseignements relatifs aux différents sujets, mais qui surchargeraient une feuille unique préparée au moyen d'un tableur, ce qui rendrait pénible la correction et la mise à jour des données répétées dans plusieurs enregistrements. Une liste des propriétaires des manuscrits d'un compositeur pourra par exemple contenir les années de naissance et de mort, le lieu de résidence, la profession, etc. Les données accessoires à la table principale pourront alors être consultées en établissant une relation entre les deux tables.

Parmi les autres utilisations possibles, citons la gestion d'une collection de livres, de partitions ou de disques, ainsi que les données relatives à l'organisation d'une activité (présentateurs, titres des communications, locaux, etc.).

Avantages : Un SGBDR permet de séparer les données en unités logiques (tables) et de les manipuler avec souplesse et flexibilité, tout en évitant les redondances. Il impose des règles de validité permettant d'éliminer les erreurs de saisie, comme des dates inexistantes ou des chaînes de caractères dépassant une longueur donnée. De plus, il oblige à planifier les types de données de manière stricte, car tous les champs n'acceptent pas tous les types de données comme les tableurs. Ainsi, un champ peut être de type texte, numérique, date/heure, monétaire, logique, etc.

Apprentissage : Si l'utilisation des fonctions de base d'un tableur peut se faire de manière plus ou moins instinctive, l'apprentissage d'un système de gestion de bases de données ne peut se faire efficacement qu'en lisant et relisant un ou plusieurs ouvrages expliquant le fonctionnement du logiciel retenu. La maîtrise d'un logiciel aussi complexe exige une utilisation soutenue et prolongée.

Planification : La conception d'une base de données exige beaucoup de réflexion et de planification pour élaborer une structure de données et un système de relations entre des tables possédant un champ commun (par ordre de fréquence : un à plusieurs, plusieurs à plusieurs, un à un). Il est fréquent de créer plus d'une douzaine de tables liées pour un même projet. Il faut consacrer à la conception et à l'établissement d'une fondation logique et solide le temps et le soin requis pour éviter des corrections et des modifications fastidieuses par la suite.

Saisie et exactitude des données : Pour éviter des erreurs dans la saisie des données, on peut utiliser des listes de choix (Assistant Liste de choix), qui peuvent contenir un ou plusieurs valeurs dans une liste déroulante. Lorsqu'on modifie une donnée dans la liste de choix, par exemple pour corriger une faute d'orthographe, toutes les entrées liées sont automatiquement mises à jour. Pour s'assurer que les données d'un champ ne faisant pas appel à une liste de choix sont correctes, il suffit de trier les données pour qu'elles apparaissent isolées. Ainsi, dans une colonne contenant plusieurs fois le nom Mozart, Wolfgang Amadeus, on verrait tout de suite Mzart, Wolfgang Amadeus, car le nom se retrouverait seul à la suite des autres entrées.

Intégrité référentielle : La fonctionnalité d'intégrité référentielle fait en sorte que le logiciel refuse d'effacer dans une table secondaire une donnée utilisée dans d'autres tables, protégeant ainsi les données et assurant le bon fonctionnement de la base de données. L'intégrité référentielle en cascade permet de mettre à jour automatiquement les données entre des tables liées.

Champs calculés : Il ne faut jamais affecter un champ à un résultat pouvant être obtenu avec une formule. Il s'agit de créer dans une requête un champ contenant une formule utilisant les valeurs brutes comme paramètres. Ainsi, un champ indiquant l'âge d'un compositeur au moment de la composition d'une œuvre ne servirait à rien, alors qu'il suffit de soustraire la date de naissance de la date d'achèvement de l'œuvre.

Requêtes : Les requêtes (angl. queries) sont des modules permettant d'extraire des données provenant de tables liées par une relation en fonction de critères précis, de trier de façon croissante ou décroissante sur un ou plusieurs champs, et de créer des champs calculés à partir des valeurs brutes contenues dans l'une ou l'autre des tables. Une requête pourrait par exemple afficher les œuvres pour piano composées avant 1950 et qui ont fait l'objet d'un enregistrement par un interprète donné, et ce, en les triant d'abord par ordre alphabétique d'interprète puis par date d'enregistrement; on pourrait aussi calculer l'âge de l'interprète au moment de la réalisation du disque. On peut créer autant de requêtes que nécessaire pour répondre aux questions que l'on se pose sur l'ensemble des données; comme elles sont enregistrées sur disque, elles peuvent être réutilisées à volonté à partir des données du moment. De plus, l'espace disque requis est presque nul, car il s'agit simplement de commandes et non de fichiers contenant des données.

Éléments communs aux deux types d'applications

Apprentissage : Pour découvrir de façon efficace des logiciels complexes comme les tableurs et les bases de données relationnelles, le meilleur moyen est de se procurer un livre contenant une série d'exemples (sur CD ou à télécharger sur le site de l'éditeur) et de suivre le tout pas à pas. Cela permet de travailler sur un projet éprouvé et d'apprendre les fonctions du logiciel de manière systématique plutôt que d'avancer à tâtons, ce qui serait très chronophage. Le temps consacré à l'acquisition des bonnes techniques sera amplement compensé par l'efficacité acquise, ce qui permettra d'éviter de perdre un temps précieux à corriger des erreurs de conception qui pourraient éventuellement causer des problèmes majeurs.

Qualité et exactitude des données : Il ne sert à rien de travailler trop vite et de saisir des données erronées, car les calculs et les résultats des requêtes seront faussés. Il ne faut jamais oublier le principe garbage in, garbage out : un logiciel ne fournira que des résultats erronés si on l'alimente de données incorrectes.

Élimination des erreurs grâce au tri : Le tri alphabétique ou numérique des colonnes ou des champs, tel que mentionné dans les sections précédentes, permet de s'assurer qu'aucune donnée ne ressort parce qu'elle a été saisie d'une façon incorrecte.

Automatisation et programmation : On peut augmenter les fonctionnalités des tableurs et des bases de données en utilisant des macrocommandes (ou macro-commandes), aussi appelées simplement macros, qui sont des listes d'actions consignées dans un fichier et qui peuvent être exécutées à volonté. Dans Microsoft Access, le langage permettant de créer ces petits programmes est VBA (Visual Basic for Applications). Les logiciels de traitement de texte permettent aussi de programmer des macros.

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Date de dernière modification : 2025-04-17
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