Guides > Logiciels de gestion bibliographique

Fonctions

Téléchargement de notices : Un logiciel de gestion bibliographique permet de repérer dans un ou plusieurs catalogues de bibliothèques ou bases de données bibliographiques (p. ex. RILM) les notices relatives à un sujet donné en cherchant par auteur, titre, date ou mot-clé et de télécharger les notices dont les éléments sont automatiquement placés dans les champs appropriés d'une base de données unidimensionnelle grâce à l'utilisation par les bibliothèques de la norme Z39.50 et aux fichiers de connexion et aux filtres d'importation fournis avec le logiciel. On peut aussi ajouter des notices manuellement en utilisant un gabarit correspondant au type de document (livre, article, recension, etc.).

Inconvénients : Après avoir téléchargé des notices, il faut habituellement faire toutes sortes d'ajustements de nature typographique ou linguistique.

Recherche dans la base de données : Le logiciel permet de trier les données sur l'un ou l'autre des champs (auteur, titre, date de publication, etc.) de manière à visualiser l'information sous un angle précis. On peut donc préparer une bibliographie ordonnée par auteur, par sujet ou par ordre chronologique ou encore étudier facilement la façon dont s'est développée la recherche.

Annotations : On peut ajouter des annotations à chacune des notices, que ce soit pour usage personnel ou dans le but de préparer une bibliographie annotée.

Feuilles de style : Le logiciel propose sous la forme de feuilles de styles des centaines, voire des milliers de protocoles de mise en page des bibliographies et des notes. On peut à tout moment changer le format pour passer à un protocole différent, p. ex. si l'on veut soumettre un article à une nouvelle revue après un refus.

Le module Style Finder sur le site de l'éditeur du logiciel EndNote donne une liste de 18 revues dont le titre contient le mot music pour lesquelles on peut télécharger des styles (Output Styles).

Utilisation dans un contexte francophone : Comme la plupart des protocoles fournis sont ceux de revues en anglais, les francophones doivent créer pour leurs besoins des feuilles de style tenant compte des exigences de leur université ou des revues dans lesquelles ils souhaitent publier. À cela s'ajoutent les modifications requises pour traiter correctement les guillemets et leur position par rapport aux signes de ponctuation et franciser les portions de texte insérées automatiquement par le logiciel. Un échantillon des possibilités suit :

• ed. par éd.
• edited by par sous la direction de
• in par dans
• reprint par réimpression
• review of par recension de
• translated by par traduit par
• vols. par vol.

Adaptation française du fichier Chicago Manual of Style du logiciel EndNote : Le GDRM fournit une adaptation française du fichier Chicago Manual of Style (Chicago 16th A.ens, sous le nom cms-fr.ens) pour le logiciel EndNote, qui est avec Zotero l'un des pour lesquels la Bibliothèque de l'Université Laval offre du soutien.

L'adaptation française tient compte des changements mentionnés plus haut. Les limites du logiciel ne permettent cependant pas de respecter toutes les particularités du français. Il est donc essentiel de faire plusieurs vérifications et changements (voir la section sur la révision typographique) avant de livrer un texte.

• Ajout des espaces insécables après les guillemets ouvrants et avant les guillemets fermants et avant les deux-points pour respecter la tradition québécoise (et avant d'autres signes de ponctuation dans le cas de la tradition française)
• Retrait d'espaces insécables superflues (habituellement les points-virgules)
• Remplacement des guillemets dactylographiques simples et doubles par les guillemets typographiques anglais et américains dans le cas de notices comportant un titre à l'intérieur d'un titre
• Ajout d'exposants aux mots ou lettres qui l'exigent : ➨XIX^e siècle
• Révision de l'utilisation des majuscules dans les titres d'articles, de publications et de collections
• Traduction des données bibliographiques saisies automatiquement dans la base de données pour les notices importées (noms de villes; mentions d'édition, de nombre de volumes, de mois de publication; etc.)

On doit décider si, pour un projet donné, il vaut la peine de se servir d'un logiciel de ce type et de franchir les étapes supplémentaires requises pour finaliser l'adaptation. Il arrive souvent que l'on doive reprendre cette opération tant et aussi longtemps que le format des notices n'est pas parfait, car il est difficile d'obtenir un résultat impeccable sans tenir compte de toutes sortes de particularités et de fonctionnalités qui peuvent être déficientes. Il faut attendre la fin d'un projet pour procéder à tous ces changements, car les modifications sont perdues à chaque fois que la bibliographie et les notes sont générées. Néanmoins, si l'on gère et alimente une base de données pendant une longue période, l'utilisation d'un logiciel de gestion bibliographique est très avantageuse.

Fichiers de connexion : Depuis que de plus en plus de bibliothèques utilisent WorldCat pour gérer leurs catalogues en ligne, il n'est plus possible de faire une recherche avec EndNote et de télécharger aussi facilement les notices répondant à certains critères. Pour le catalogue Sofia de la Bibliothèque de l'Université Laval, voir la nouvelle procédure (sous « Configurer EndNote pour accéder aux ressources électroniques de la Bibliothèque ») et la page « Tutoriels pour le logiciel EndNote ».

Certains catalogues demeurent accessibles avec les fichiers de connection traditionnels, dont :

• Bibliothèque et Archives nationales du Québec
• British Library
• Harvard University
• Library of Congress
• Université de Montréal
• University of Toronto
• WorldCat (OCLC)
• Yale University

Il est important de vérifier sur le site de l'éditeur pour s'assurer d'avoir une version récente des fichiers.

Préparation de bibliographies : Le logiciel permet de préparer des bibliographies, tant complètes que partielles, en fonction de critères et de les coller dans un texte.

Insertion de références dans le texte ou les notes : Le logiciel permet d'insérer directement des références dans un texte ou dans une note en utilisant le format approprié grâce à l'intégration avec Microsoft Word par le biais d'un plugiciel (angl. plug-in, add-in). Il faut apprendre à respecter les particularités du logiciel, voire reformuler certaines phrases contenant des références de manière à éviter des ponctuations superflues.

Mises en garde

Langue : Comme il est fréquent de télécharger des notices des sites de bibliothèques anglophones, on peut devoir traduire certaines mentions comme les noms de ville, les éléments contenus dans les remarques, les noms des parties d'un volume, etc.

Ponctuation : Les bibliothèques utilisent des règles précises pour la description bibliographique, et il se peut que la ponctuation utilisée ne corresponde pas au protocole choisi ou à la tradition typographique à laquelle on appartient. Ainsi, les noms de villes de publication peuvent être séparés par des points-virgules alors que l'on préfère des virgules. De plus, les espaces que l'on trouve après et avant les guillemets et avant certains signes de ponctuation peuvent être superflues ou ne pas être insécables, ce qu'il faut corriger par la suite dans le logiciel de traitement de texte.

Signes diacritiques : La confusion qui existe encore dans le monde de l'informatique pour ce qui est de l'utilisation des signes diacritiques peut faire en sorte que les noms et titres fournis par les catalogues de bibliothèques comportent des caractères incorrects qu'il faudra remplacer.

Liens

Sites des éditeurs des principaux logiciels

• Biblioscape (CG Information) {ne semble pas avoir été mis à jour depuis 2015}
• EndNote (Clavirate)
  
• Library Master (Balboa Software) {ne semble pas avoir été mis à jour depuis 2019}
• Mendeley (Elsevier) {gratuit}
• Zotero (Corporation for Digital Scholarship) {gratuit}

Comparaison des principaux logiciels

Wikipédia, Comparison of reference management software.

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Date de dernière modification : 2024-01-01
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