Guides > Logiciels de gestion bibliographique

La présente page présente le fonctionnement des logiciels de gestion bibliographique (angl. bibliographic software, citation managers, reference managers), lesquels permettent de manipuler facilement les notes et les bibliographies sur lesquelles tout travail de recherche sérieux est basé.

Fonctions
Mises en garde
Liens

Un logiciel de gestion bibliographique devient un outil essentiel dès que l'on doit repérer des sources sur un sujet donné, élaborer une bibliographie d'une certaine ampleur et insérer des références bibliographiques dans un texte ou dans les notes, le tout en respectant un protocole donné et susceptible d'être modifié.

Fonctions

Téléchargement de notices : Un logiciel de gestion bibliographique permet de repérer dans un ou plusieurs catalogues de bibliothèques ou bases de données bibliographiques (par exemple RILM) les notices relatives à un sujet donné en cherchant par auteur, titre, date ou mot-clé, et de les télécharger en plaçant leurs composantes automatiquement dans les champs appropriés d'une base de données unidimensionnelle grâce à l'utilisation par les bibliothèques de la norme Z39.50, aux fichiers de connexion et aux filtres d'importation fournis avec le logiciel. Il est également possible d'ajouter des notices manuellement à l'aide d'un gabarit correspondant au type de document (livre, article, recension, etc.).

Inconvénients : Après avoir téléchargé des notices, il faut habituellement effectuer toutes sortes d'ajustements de nature typographique ou linguistique.

Recherche dans la base de données : Le logiciel permet de trier les données sur l'un ou l'autre des champs (auteur, titre, date de publication, etc.) de manière à visualiser l'information sous un angle précis. Il est donc possible de préparer une bibliographie ordonnée par auteur, par sujet ou par ordre chronologique, ou encore d'étudier comment s'est développée la recherche.

Annotations : On peut ajouter des annotations à chacune des notices, que ce soit pour usage personnel ou dans le but de préparer une bibliographie annotée.

Feuilles de style : Les logiciels proposent des centaines, voire des milliers de feuilles de styles, qui sont des protocoles de mise en page des bibliographies et des notes. On peut à tout moment changer de format, par exemple si l'on veut soumettre un article à une nouvelle revue après un refus.

La page Output Styles sur le site de l'éditeur du logiciel EndNote donne une liste de 18 revues dont le titre contient le mot music pour lesquelles on peut télécharger des styles.

Utilisation dans un contexte francophone : Comme la plupart des protocoles fournis sont ceux de revues en anglais, les francophones doivent créer pour leurs besoins des feuilles de style tenant compte des exigences de leur université ou des revues dans lesquelles ils souhaitent publier. À cela s'ajoutent les modifications requises pour traiter correctement les guillemets et leur position par rapport aux signes de ponctuation, ainsi que franciser les portions de texte insérées automatiquement par le logiciel. Un échantillon des possibilités suit :

ed. par éd.
edited by par sous la direction de
in par dans
reprint par réimpression
review of par recension de
translated by par traduit par
vols. par vol.

Adaptation française du fichier Chicago Manual of Style du logiciel EndNote : Le GDRM fournit une adaptation française du fichier Chicago Manual of Style (Chicago 16th A.ens, sous le nom cms-fr.ens) pour le logiciel EndNote, qui est avec Zotero l'un des pour lesquels la Bibliothèque de l'Université Laval offre du soutien.

Cette adaptation française tient compte des changements mentionnés plus haut. Les limites du logiciel ne permettent cependant pas de respecter toutes les particularités du français. Il est donc essentiel de procéder à plusieurs vérifications et changements (voir la section sur la révision typographique) avant de livrer un texte.

Ajout d'espaces insécables après les guillemets ouvrants et avant les guillemets fermants et avant les deux-points pour respecter la tradition québécoise (et avant d'autres signes de ponctuation dans le cas de la tradition française)
Retrait d'espaces insécables superflues (habituellement les points-virgules)
Remplacement des guillemets dactylographiques simples et doubles par les guillemets typographiques anglais et américains dans le cas de notices comportant un titre à l'intérieur d'un titre
Ajout d'exposants aux mots ou lettres qui l'exigent : ➨XIX^e siècle
Révision de l'utilisation des majuscules dans les titres d'articles, de publications et de collections
Traduction des données bibliographiques saisies automatiquement dans la base de données pour les notices importées (noms de villes; mentions d'édition, de nombre de volumes, de mois de publication; etc.)

Il faut décider si, pour un projet donné, il est pertinent d'utiliser un tel logiciel et de franchir les étapes supplémentaires nécessaires pour finaliser l'adaptation. Il arrive souvent que l'on doive reprendre cette opération tant et aussi longtemps que le format des notices n'est pas parfait, car il est difficile d'obtenir un résultat impeccable sans tenir compte de toutes sortes de particularités et de fonctionnalités qui peuvent être déficientes. Il faut attendre la fin d'un projet pour procéder à tous ces changements, car les modifications sont perdues à chaque génération de la bibliographie et des notes. Néanmoins, l'utilisation d'un logiciel de gestion bibliographique est très avantageuse si l'on gère et alimente une base de données sur le long terme.

Fichiers de connexion : Depuis que de plus en plus de bibliothèques utilisent WorldCat pour gérer leurs catalogues en ligne, il n'est plus possible de faire une recherche avec EndNote et de télécharger aussi facilement les notices répondant à certains critères. Pour le catalogue Sofia de la Bibliothèque de l'Université Laval, voir la nouvelle procédure (sous « Configurer EndNote pour accéder aux ressources électroniques de la Bibliothèque ») et la page « Tutoriels pour le logiciel EndNote ».

Certains catalogues demeurent accessibles avec les fichiers de connexion traditionnels, dont :

Bibliothèque et Archives nationales du Québec
British Library
Harvard University
Library of Congress
Université de Montréal
University of Toronto
WorldCat (OCLC)
Yale University

Il est important de vérifier sur le site de l'éditeur pour s'assurer d'avoir une version récente des fichiers.

Préparation de bibliographies : Le logiciel permet de préparer des bibliographies complètes ou partielles, selon des critères définis, et de les insérer dans un texte.

Insertion de références dans le texte ou les notes : Le logiciel permet également d'insérer directement des références dans un texte ou dans une note en utilisant le format approprié grâce à l'intégration avec Microsoft Word par le biais d'un plugiciel (angl. plug-in, add-in). Il faut apprendre à respecter les particularités du logiciel, voire reformuler certaines phrases contenant des références de manière à éviter toute ponctuation superflue.

Mises en garde

Langue : Comme il est fréquent de télécharger des notices depuis des sites de bibliothèques anglophones, il est possible que certaines mentions, telles que les noms de ville, les éléments contenus dans les remarques ou les noms des parties d'un volume, doivent être traduites.

Ponctuation : Les bibliothèques utilisent des règles précises pour la description bibliographique, et il se peut que la ponctuation utilisée ne corresponde pas au protocole choisi ou à la tradition typographique à laquelle on appartient. Ainsi, les noms de villes de publication peuvent être séparés par des points-virgules tandis que l'on préfère des virgules. De plus, les espaces après et avant les guillemets ainsi que devant certains signes de ponctuation peuvent être superflues ou ne pas être insécables, et il faudra donc les corriger par la suite dans le logiciel de traitement de texte.

Signes diacritiques : La confusion qui existe encore dans le monde de l'informatique en ce qui concerne l'utilisation des signes diacritiques peut faire en sorte que les noms et titres fournis par les catalogues de bibliothèques comportent des caractères incorrects qu'il faudra remplacer.

Liens

Sites des éditeurs des principaux logiciels

Biblioscape (CG Information) {ne semble pas avoir été mis à jour depuis 2015}
EndNote (Clavirate)
Library Master (Balboa Software) {ne semble pas avoir été mis à jour depuis 2019}
Mendeley (Elsevier) {gratuit}
Zotero (Corporation for Digital Scholarship) {gratuit}

Comparaison des principaux logiciels

Wikipédia, Comparison of reference management software.

Prix pour la promotion d'une langue de qualité dans l'enseignement collégial et universitaire
Gala des Mérites du français 2003 de l'Office québécois de la langue française

Le GDRM décline toute responsabilité quant à la validité et à la pérennité des liens Internet fournis
ainsi qu’à l'exactitude et au caractère des données qu'ils renferment.

Guide des difficultés de rédaction en musique (GDRM)
Faculté de musique, Université Laval, Québec