Typographie > Photocopie et préparation de fichiers PDF

Précautions importantes

Photocopies d'extraits de documents reliés : Il est souvent souhaitable de photocopier plus que les seules pages de texte pertinentes à une recherche de manière à avoir à sa disposition aussi les informations qui peuvent se trouver ailleurs dans la source. Ceci pourra éviter des démarches supplémentaires à une étape ultérieure pour trouver les informations manquantes dans un ouvrage qui pourrait ne plus être accessible.

• Page de titre
• Page de copyright
• Table des matières {permet de placer le chapitre dans son contexte, particulièrement le titre du chapitre ou de la section d'où provient l'extrait}
• Chapitres requis ou pages pertinentes {toujours vérifier s'il faut copier du contenu situé avant et après la page indiquée dans l'index pour s'assurer d'avoir le contexte}
• Pages contenant les notes en fin de chapitre ou d'ouvrage
• Pages fournissant les abréviations utilisées dans des compilations ou pour les ouvrages et les périodiques cités
• Pages de l'index donnant accès au nom ou au sujet pertinent

Fragilité des reliures : Comme les reliures peuvent parfois être fragiles, éviter d'appuyer trop fort sur le dos d'un livre, particulièrement lorsqu'on copie deux pages à la fois. Dans certains cas, on devra se résigner à accepter une certaine perte ou une bande noire plus ou moins large ou définie dans le petit fond (angl. gutter).

Couleur du papier : Comme les papiers de couleur assombrissent les copies à des degrés variables, toujours utiliser du papier blanc à moins d'activer une fonction permettant de copier à partir d'un papier de couleur (ce qui ne garantit pas nécessairement un résultat parfait).

Utilisation de fonds ombragés : Éviter d'utiliser les fonctions des logiciels de traitement de texte permettant de foncer une surface, comme on le voit souvent dans des tableaux. Ceci permet d'éviter que la photocopie en noir et blanc ne réduise la lisibilité en fonçant davantage les portions visées du texte. Un document contenant de la couleur, s'il est prévisualisé ou imprimé en tons de gris, donnera une bonne indication de sa lisibilité (voir Ann K. Emery, « How to Check Whether Your Graphs are Grayscale-Friendly » (depict data studio, 2019).

Inscriptions à l'encre : La plupart des photocopieuses pâlissent beaucoup le rouge et parfois aussi le bleu. Toujours utiliser l'encre noire pour ajouter des traits, des rectangles ou des cercles difficiles à faire avec un logiciel. S'assurer que les annotations faites en couleur sont bien lisibles dans la copie.

Collages : Masquer parfaitement toutes les extrémités des appliques (p. ex. des exemples musicaux) avec un ruban gommé transparent pour éviter de laisser de fines lignes sur la photocopie. Les photocopieuses qui photographient la page causent d'habitude moins de problèmes que celles qui balaient la page au moyen d'un tube lumineux. Le collage est maintenant rarement utilisé au profit de l'insertion d'images.

Photocopie recto-verso : La photocopie recto-verso permet d'économiser non seulement le papier mais de diminuer l'espace de rangement. On doit respecter les principes fondamentaux suivants :

• pages impaires au recto (page de droite)
• pages paires au verso (page de gauche)

Si l'on fait des photocopies en mode recto-verso en mode automatique (c'est-à-dire en utilisant le chargeur), on doit toujours commencer avec une page impaire pour que l'imposition des pages se fasse correctement, en d'autres mots, pour éviter de se retrouver avec les pages impaires sur des versos et les pages paires sur des rectos. Au besoin, on insère une page blanche au début.

Lorsqu'on fonctionne en mode manuel, copier d'abord la page paire en mode recto seulement et seulement ensuite activer le mode recto-verso. Ralentir vers la fin d'un document pour annuler le mode recto-verso au bon moment avant de faire une dernière page impaire et ainsi éviter de faire une copie supplémentaire uniquement pour expulser la page de l'appareil.

Si l'on doit photocopier en mode recto-verso une pile d'originaux imprimés en mode recto seulement, compléter les séquences recto-verso en insérant au besoin des pages blanches afin que l'imposition se fasse correctement. Ainsi, on ajoutera une page blanche non numérotée vi après une page v précédant le début de la section numérotée en chiffres arabes (1, 2, 3...). De plus, si une ou plusieurs pages non numérotées doivent commencer sur un recto, ajouter une page blanche non numérotée pour compléter la séquence.

Reliures à anneaux de plastique : Lorsqu'on utilise une reliure à anneaux de plastique, il est souhaitable de choisir une taille assez grande pour permettre de tourner les pages facilement, et ce, même après un usage prolongé. Ne pas hésiter à choisir une reliure une ou deux tailles au-dessus de ce qu'indique le gabarit utilisé par les services d'imprimerie. On évite ainsi le gonflement de la partie où se trouvent les perforations, ce qui rend les tournes de plus en plus difficiles. Le problème de taille ne se pose pas avec les reliures à spirale (fil de métal gainé de plastique).

Vérification des photocopies : Si l'on confie à un service d'imprimerie ou de reproduction la photocopie et la reliure de documents complexes, comme des partitions publiées en autoédition, il est important de vérifier soigneusement les documents avant de payer et de quitter, car on ne peut jamais exclure les problèmes de compréhension entre client et commis au sujet de la façon de procéder.

Si l'on a pris soin d'insérer au besoin des pages blanches pour assurer une séquence recto-verso correcte, on doit préciser qu'il faut reproduire sans rien insérer et, si nécessaire, préciser de répéter la première page dans la couverture.

Dans le cas de copies en format paysage reliées sur le côté étroit, s'assurer que les pages ne sortiront pas tête-bêche. On parle souvent de mode calendrier, par opposition à livre.

Formats de papier ISO et nord-américains

Caractéristiques : Les formats ISO sont utilisés partout dans le monde, les États-Unis et le Canada comptant parmi les très rares exceptions. Le système ISO est basé sur une feuille de 1 m² appelée A0, laquelle donne le format A1 lorsque divisée en deux; cette nouvelle feuille est ensuite divisée à nouveau pour donner le format A2 et ainsi de suite jusqu'au format A10. Les deux formats les plus utilisés sont le A3 qui, lorsque divisé en deux, donne le A4, taille la plus répandue et qui correspond plus ou moins au format lettre de l'Amérique du Nord. Le rapport entre les côtés de chaque page de n'importe quel format ISO est toujours de 1 : √2, soit 1 : 1,4142.

Par opposition, on retrouve trois formats en Amérique du Nord :

• Format lettre (8,5 × 11 po)
• Grand format (8,5 × 14 po; angl. legal paper)
• Format 11 × 17 po (deux feuilles de format lettre; angl. tabloid)

Le rapport entre les côtés du format lettre est de 1,294 (11/8,5), alors qu'il est de 1,545 (17/11) pour le format 11 × 17 po. Il existe donc deux rapports plutôt qu'un seul, comme dans le système ISO.

Avantages et désavantages : Les caractéristiques des formats ISO permettent de réduire (A2 à A3, A3 à A4; etc.) ou d'agrandir (A4 à A3, A3 à A2; etc.) d'une taille à sa voisine en utilisant respectivement un facteur de 71 % ou de 141 %. Les formats nord-américains ne permettent cependant pas de procéder aussi facilement et créent des marges inégales. On doit utiliser plusieurs pourcentages pour passer de l'un ou l'autre des formats nord-américains à ISO et vice-versa, tel qu'illustré à la section suivante.

Pour une illustration des conséquences sur les marges lorsqu'on fait une photocopie en changeant de format, particulièrement dans le cas de parties instrumentales, voir OrchestrationOnline, Orchestra Librarians Pt. 3A : Format & Page Turns (publ. 24 mai 2022, 13:24), 7:03-11:00 :

• Format ISO à nord-américain : le texte est comprimé en haut et en bas, et des marges sont ajoutées à gauche et à droite.
• Format nord-américain à ISO : le texte est comprimé à gauche et à droite, et des marges sont ajoutées en haut en en bas.

Réduction et agrandissement de documents

Règles proportionnelles : Pour réduire et agrandir, on peut se servir des réglages pré-établis des photocopieuses ou des règles proportionnelles en vente dans les boutiques de matériel pour artistes et graphistes; ces règles existent tant en millimètres qu'en pouces. Elles se composent de deux disques gradués et superposés tournant l'un sur l'autre au moyen d'un pivot. On aligne la dimension de départ sur le petit cercle et la dimension d'arrivée sur le grand cercle pour ensuite lire dans une fenêtre le pourcentage recherché.

Tableau de proportions : Le premier tableau fournit, outre les dimensions des divers formats, les abréviations utilisées dans le deuxième tableau, qui contient les pourcentages requis pour passer d'une taille à l'autre.

Format (équivalent en système impérial)	Abréviation	Largeur (mm)	Hauteur (mm)
8,5 × 11 po	11	216	279
A4 (8,3 × 11,7 po)	A4	210	297
8,5 × 14 po	14	216	357
11 × 17 po	17	279	432
A3 (11,7 × 16,5 po)	A3	297	420

De/À	11	A4	14	17	A3
11	—	97 %	s/o	129 %	138 %
A4	94 %	—	102 %	133 %	141 %
14	78 %	84 %	—	121 %	120 %
17	65 %	69 %	78 %	—	97 %
A3	67 %	71 %	73 %	94 %	—

Préparation de fichiers PDF

Utilité : Les fichiers PDF sont particulièrement utiles lorsqu'on doit reproduire des partitions pour diffusion. Faire des fichiers PDF plutôt que des photocopies, donc numériser, ce que permettent le plus souvent les photocopieuses de nos jours, permet, quel que soit le type de document, de :

• faire de la recherche plein texte,
• avoir dans un même espace toute une collection de documents,
• économiser de l'espace de rangement,
• renommer les fichiers,
• réorganiser la structure des répertoires dans lesquels ils sont rangés (tout en recherchant l'équilibre entre la clarté et le nombre de sous-répertoires).

Archivage : Plutôt que d'imprimer une page Web, il est souvent plus prudent de l'enregistrer au format PDF pour l'archiver au cas où elle dispaîtrait, ce qui est malheureusement beaucoup plus fréquent qu'on peut le penser, surtout sur des sites où l'actualité de l'information prime sur les données archivées. La date d'enregistrement et l'adresse URL de la page (qui permet d'afficher l'original au besoin) apparaissent automatiquement dans les en-têtes et les pieds de page.

Noms de fichiers : Si on numérise de manière intensive, on doit établir, idéalement au préalable, une méthode efficace pour nommer les fichiers. Toutefois, il arrive souvent que l'on doive périodiquement revoir les noms et la structure des répertoires parce que les besoins changent avec le temps ou que les documents d'un type donné deviennent trop nombreux et exigent un traitement plus fin.

Lorsqu'on numérise une collection de lettres, on a avantage à inclure les noms (ou les initiales) de l'expéditeur et du destinataire ainsi que la date, et ce, toujours dans le format aaaa-mm-jj; le format sans traits d'union (aaaammjj) est déconseillé, puisqu'il est peut être plus difficile à lire. Ne jamais utiliser au début les noms de mois, qui ne peuvent pas être ordonnés en ordre croissant ou décroissant. De plus, ne jamais regrouper les fichiers d'une façon qui classerait d'abord en fonction du jour et ensuite du mois, p. ex. 23 avril, 23 décembre, 23 mars, 23 septembre. Placer les noms au début permet de regrouper les lettres en catégories (un correspondant, puis l'autre), alors que donner la priorité aux dates laisse voir la chronologie. Dans tous les cas, les fichiers apparaissent dans un ordre précis dans la fenêtre de répertoire.

✓AB-CD, 1917-04-23.pdf {On peut aussi utiliser le trait de soulignement (_) plutôt qu'une virgule suivie d'une espace. Le trait de soulignement n'est cependant pas idéal puisqu'il est difficile à distinguer lorsqu'il se superpose à un lien internet, lui-même souligné.}
✓1917-04-23, AB-CD.pdf
✕AB-CD, 19170423.pdf
✕AB-CD, 23 avril 1917.pdf

Si on utilise par défaut le pilote d'imprimante PDF, on peut enregistrer un document en tapant Ctrl+P et accepter le titre proposé comme nom de fichier, mais qui sera rarement satisfaisant pour un classement efficace. Il peut être souhaitable de trouver une meilleure description et, surtout, d'insérer au début le nom de l'auteur selon un format uniforme; il est impératif d'utiliser le nom de famille en premier plutôt que le prénom.

✓Wagner (Richard)-Oper und Drama.pdf
✓Wagner, Richard-Oper und Drama.pdf

On doit aussi décider si l'on retient les signes diacritiques dans les noms d'auteurs, ce qui pourrait poser un problème pour le tri alphabétique. Dans le cas des noms allemands, on pourra décider de laisser tomber tant les Umläute (ä, ö, ü) que les formes alternatives avec la lettre e (ae, oe, ue) et écrire tout simplement p. ex. Bohm plutôt que Böhm ou Boehm. Utiliser les signes diacritiques complique beaucoup la saisie de caractères qui ne se trouvent pas sur le clavier, p. ex. dans une invite de commande, p. ex. Różycki. Windows permet toutefois de faire une recherche dans la boîte Recherche dans : d'une fenêtre de répertoire avec ou sans les signes diacritiques.

Recherche plein texte : Si les fichiers comprennent du texte, s'assurer que la recherche plein texte soit possible et, si ce n'est pas possible, se servir de la fonction de reconnaissance de caractères du logiciel approprié pour la permettre en choisissant la langue appropriée.

Recherche avancée : Taper Ctrl+Maj+F pour activer la recherche avancée, qui affiche la liste de toutes les occurrences de la chaîne de caractères recherchés, avec la possibilité de limiter la recherche aux mots entiers et de respecter la casse.

Impression recto-verso : Les fichiers doivent pouvoir être facilement imprimés recto-verso. On peut donc devoir insérer des pages blanches ici et là pour faire en sorte que les pages impaires de l'original se retrouvent à droite (recto) et les pages paires à gauche (verso). La chose s'impose si l'on doit assembler des fichiers préparés avec des logiciels différents (p. ex. traitement de texte pour la partie texte et notation musicale pour la partition). Il faut éviter d'imposer à l'utilisateur de vérifier au préalable si le document s'imprimera correctement et à alterner de façon répétée entre impression recto seulement et impression recto-verso.

Insertion de pages blanches : Dans Adobe Acrobat, ouvrir le menu Outils, choisir Pages; sous Insérer des pages, choisir Autres options d'insertion, puis Insérer une page vierge; enfin, sous Emplacement, choisir Avant ou Après et préciser la page affectée. Le raccourci clavier Ctrl+Maj+Q mène directement à la dernière étape.

On peut aussi télécharger ici des modèles de pages blanches dans les formats courants (faire un clic droit et choisir Enregistrer sous ou cliquer sur le lien pour ouvrir directement dans le logiciel de lecture de fichiers PDF.

• Format lettre : portrait, paysage
• Format légal : portrait, paysage
• Format A4 : portrait, paysage

Pagination des pages préliminaires : Il arrive trop souvent que la pagination de documents avec pages préliminaires numérotées en chiffres romains commence avec la page 1 (en chiffres arabes). Dans un document contenant 10 pages préliminaires, saisir 15 dans la boîte de navigation par page pour afficher la page 15 du texte présentera plutôt sa page 5. La procédure suivante illustre la méthode de pagination appropriée dans Adobe Acrobat.

• Notez le numéro des dernières pages numérotées en chiffres romains et en chiffres arabes.
• Cliquez sur Affichage | Outils | Traitement du document | Numéroter les pages.
• Dans la section Pages, indiquez l'intervalle de pages sous De : (p. ex. 1 à 10).
• Dans la section Numérotation, choisissez i, ii, iii, ... sous Style.
• Allez à la première page devant être numérotée en chiffres arabes.
• Cliquez à nouveau sur Numéroter les pages.
• Dans la section Pages, indiquez l'intervalle de pages sous De : (p. ex. 1 à 50).
• Dans la section Numérotation, choisissez 1, 2, 3, ... sous Style.
• Enregistrez le fichier.
• Résultat : Tapez p. ex. ix pour aller à cette page dans les préliminaires, et 25 pour afficher cette page du texte principal. L'affichage de la page 25 apparaît sous la forme 25 (35 de 60) dans la boîte de navigation par page (60 étant le nombre total de pages).

Signets et vue initiale : Si vous avez utilisé la fonction de table des matières pour formatter les titres de sections, les signets seront automatiquement générés. Sous Fichier | Propriétés du document | Vue initiale, choisissez Panneau Signets et page sous Onglet de navigation et Une seule page sous Disposition des pages. Si le texte comporte plusieurs niveaux de signets, il est aussi possible, dans la boîte des signets, de choisir Développer les signets principaux sous Option. Enregister le fichier après chaque série d'étapes pour éviter de perdre les réglages. Si le texte ne possède pas de signets, il sera utile pour le lecteur d'en ajouter; le temps consacré à cette opération sera minime par rapport à la facilité d'utilisation qui en résultera.

Impression de documents et taille de papier : On peut imprimer des fichiers conçus pour du papier lettre sur du papier A4 ou vice-versa en indiquant au logiciel de lecture de fichiers PDF la taille de papier à utiliser et en choisissant l'option appropriée de mise à l'échelle (Ajuster, sous Options de taille). Le pourcentage de réduction requis sera choisi automatiquement.

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Date de dernière modification : 2024-01-22
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