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Courrier électronique

À, De, Copie conforme, Copie conforme invisible : Si vous écrivez à plusieurs personnes qui n'ont pas à savoir que d'autres reçoivent le même message, placez les adresses dans le champ Cci (angl. Bcc [blind carbon copy]) et non dans le champ À. Cette précaution vous évitera de révéler à tous les correspondants les adresses des autres destinataires et réduira la taille du message.

Objet : Fournissez toujours une ligne Objet (angl. Subject) concise, mais claire et précise. Les lignes du genre « À l'aide... » (surtout suivi de plusieurs points d'exclamation ou composés en majuscules), « Votre message » ou « Rencontre » ne veulent rien dire et ne sont d'aucune utilité pour repérer un message dans une liste de courriels. Elles montrent aussi que le correspondant ne s'est pas donné la peine de bien présenter son message.

Réutilisation de courriels antérieurs : N'utilisez pas comme modèle pour un nouveau courriel un message déjà envoyé à un correspondant ou reçu de cette personne puisque la ligne Objet ne décrira pas le nouveau contenu et que le message pourra contenir du texte, voire un fil de discussion, qui a perdu sa pertinence.

Enregistrement de la date : Si vous utilisez un logiciel qui vous permet d'enregistrer les courriels sur votre poste (par opposition à un site comme Hotmail ou Yahoo!) et que vous envoyez votre message à un moment ultérieur à sa composition, faites une modification (p. ex. ajouter et effacer un caractère) et enregistrez le message de manière à actualiser la date d'envoi.

Caractères accentués : Les logiciels modernes n'ont plus les problèmes d'encodage des caractères accentués qui ont longtemps affligé les courriels, surtout dans le cas d'échanges entre les deux grandes familles d'ordinateurs. À une certaine époque, les caractères accentués pouvaient parfois être remplacés par les équivalents utilisés par l'un ou l'autre des systèmes d'encodage s'il y avait conflit, p. ex. Québec qui devient Qu=E9bec (Quoted Printable), Québec (HTML), Québec (Unicode [UTF-8]). L'encodage idéal dans l'environnement Windows était alors Western European (ISO); la norme est maintenant UTF-8.

Fichiers joints : Assurez-vous d'avoir joint tout fichier que vous annoncez à votre correspondant dans le corps du texte. Il arrive trop fréquemment que des correspondants doivent écrire pour signaler le problème et que l'expéditeur doive ensuite s'excuser d'avoir oublié de joindre le fichier.

Vérifiez que les fichiers envoyés comportent bien l'extension appropriée (p. ex. .doc, .pdf, .zip) permettant de les ouvrir. Vous éviterez ainsi des difficultés à des destinataires qui pourraient ne pas savoir comment régler le problème.

Envoyez de préférence un fichier .zip à un fichier exécutable (.exe), car plusieurs serveurs en empêchent l'envoi ou la réception. De plus, votre correspondant pourrait (à juste titre) craindre un virus et effacer le fichier dès sa réception.

Limitez la taille des fichiers joints (généralement 1 Mo). Si vous devez transmettre un fichier lourd, placez-le si possible sur un serveur et fournissez à votre correspondant l'adresse URL requise pour le télécharger.

Appels et salutations : Utilisez toujours un appel (formulation de salutation qui précède le message et comprend le titre de civilité) et une brève salutation (formulation de salutation qui conclut le message). Si plusieurs personnes n'accordent aucune importance à ces éléments de courtoisie épistolaire, d'autres les apprécient beaucoup.

Répondre : Lorsque vous donnez suite à un message en utilisant la fonction Répondre (angl. Reply), effacez tout ce qui n'est pas pertinent de manière à réduire le message au maximum et à en rendre la lecture plus facile. Ajustez l'espacement des paragraphes pour assurer une mise en page élégante et uniforme.

Répondre à tous : Ne choisissez jamais Répondre à tous (angl. Reply All) si Répondre suffit. Limitez l'envoi de réponses aux personnes essentielles si l'échange a perdu sa pertinence pour d'autres personnes faisant partie de la liste d'origine.

Faire suivre : Ne faites pas suivre de messages dont le contenu est douteux ou qui vous suggèrent d'alerter tous vos correspondants. Ne répondez jamais au pollupostage et, pour éviter d'être victime d'hameçonnage (angl. phishing), ne cliquez jamais sur un lien prétendant provenir d'un organisme vous demandant de fournir des données personnelles. Il est souvent possible de savoir si le lien correspond à ce qu'il prétend être en le survolant avec le pointeur.

Accusés de réception : Évitez d'utiliser par défaut la fonction servant à demander au correspondant d'accepter l'envoi d'un accusé de réception. Si la chose est importante, demandez plutôt à votre correspondant de vous envoyer lui-même une confirmation.

Signatures : Utilisez une signature (qui peut être ajoutée automatiquement à tous vos messages) fournissant vos coordonnées et n'en dites pas plus que nécessaire (p. ex. en donnant votre numéro de téléphone à la maison). Évitez les signatures trop longues, ce qui ne fait qu'allonger un message et risque de faire mauvaise impression. (À une certaine époque, certains utilisaient des signatures accompagnées de dessins réalisés en répétant divers caractères, ce qu'on appelait de l'« art ASCII ».) Comme les logiciels ne divisent pas encore les courriels en pages, on ne peut pas savoir à l'avance si une signature forcera l'impression d'une page inutile (à moins de passer par l'aperçu avant impression).

Pensées du jour et citations : On peut se demander si l'ajout de pensées du jour et de citations d'auteurs favoris est vraiment à propos; plusieurs correspondants voudront tout simplement ignorer ces appendices hors propos.

Binettes : Si elles peuvent être amusantes pour certains types d'utilisateurs et dans certains contextes pour exprimer un côté subjectif, les binettes (angl. smileys) sont normalement déplacées dans des échanges sérieux. Au sujet des divers termes utilisés en français, voir Druide informatique, Points de langue : Donner un visage français aux smileys.

Références à des courriels précédents : Par courtoisie pour votre correspondant, donnez la date d'un courriel précédent auquel vous faites référence, ce qui lui permettra de le retrouver facilement.

Liens Internet : Prenez la peine d'utiliser la fonction appropriée pour faire des liens actifs aux sites auxquels vous faites référence.

Division en paragraphes : Divisez votre message en paragraphes (assez courts) et limités à une seule idée. N'insérez pas de retraits au début des paragraphes (tabulation) pour éviter des problèmes de mise en page. Laissez une ligne blanche entre chaque paragraphe.

Qualité de la langue et correction orthographique : Comme votre correspondant ne vous voit pas et peut ne pas vous connaître, la qualité de la langue et la correction orthographique sont les éléments qui lui permettront de se faire une idée de vous. Mettez les chances de votre côté en soignant votre apparence. Ne cliquez jamais sur Envoyer sans avoir relu attentivement votre message et, idéalement, sans avoir utilisé la fonction de vérification orthographique. Il peut valoir la peine de laisser le message reposer quelques minutes pour pouvoir le relire après avoir pris un peu de distance. Un contexte non formel n'excuse pas un manque de soin.

Humour : Faites attention à l'humour, qui peut passer moins bien qu'on ne le pense, surtout quand on ne connaît pas le correspondant.

Réflexion avant envoi : Résistez à l'envie d'envoyer un message dès qu'il est complété. Laissez-vous le temps de réfléchir, de vous relire et de corriger, car il est habituellement impossible de revenir en arrière après avoir cliqué sur Envoyer. Plus la situation est délicate, plus on devrait attendre avant de commettre l'irréparable.

Raffinements typographiques : Évitez les couleurs, le centrage ou l'alignement à droite, les changements de polices, etc., car vous ne pouvez pas savoir si votre correspondant pourra voir ces raffinements de la même façon que vous. L'italique et le gras ne causent cependant plus les mêmes problèmes qu'à l'époque héroïque, où l'on utilisait souvent des _soulignés_ pour reproduire l'italique et des *astérisques* pour simuler le gras.

Utilisation des majuscules : N'écrivez jamais tout en majuscules, qu'il s'agisse de mots, de phrases ou de paragraphes. Écrire en majuscules revient à crier, en plus d'être plus difficile à lire. Cette pratique, particulièrement dans les groupes de discussion, risque de provoquer un reproche quasi instantané de la part d'un membre du groupe.

Messages incendiaires : N'envoyez jamais un message incendiaire, car vous le pourriez le regretter bien vite. Ne répondez jamais à un tel message de la même façon. Montrez-vous plus courtois, ce qui pourra amener l'autre partie à modérer son ardeur. Dans un milieu de travail, n'écrivez pas ce que vous ne voudriez voir lu par votre supérieur.

Prudence : N'envoyez rien par courriel que vous ne voudriez voir affiché aux yeux de tous et emmagasiné dans la mémoire d'Internet pour des années, voire des décennies. On ne sait jamais qui peut voir les courriels que l'on envoie. Sauf exception, il n'est pas possible de rappeler un courriel envoyé. Dans la mesure où tant l'expéditeur que le destinataire utilisent un compte Exchange, Microsoft Outlook peut, dans certaines conditions, rappeler un courriel qui n'a pas été lu, mais le destinataire sera quand même informé que l'opération a été effectuée.

Confidentialité : Ne faites pas suivre à une tierce partie tout ou partie d'un message reçu d'un correspondant sans sa permission de manière à ne pas lui causer de préjudice ou vous mettre dans une situation délicate. De même, soyez prudent si on vous demande le courriel d'une connaissance. Il pourrait être plus approprié d'offrir à cette personne de faire suivre son message afin de protéger la confidentialité du contact et de lui décider de la suite à y donner.

Boîtes de courrier et filtres : Créez des boîtes de courrier en fonction des sujets et utilisez la fonction Filtre pour diriger automatiquement vos messages entrants et sortants dans les boîtes appropriées. Vous pourrez ensuite utiliser la fonction Recherche sur une ou plusieurs boîtes plutôt que sur l'ensemble de vos courriels.

Fonction Recherche : Apprenez à vous servir de la fonction Recherche de votre logiciel pour retrouver des messages en fonction de leur contenu.

Ménage, sauvegarde et archivage : Faites régulièrement le ménage de vos boîtes d'envoi et de réception ainsi que du répertoire où sont placés les fichiers joints reçus. Élaborez une procédure de sauvegarde régulière et fréquente, particulièrement de votre correspondance de recherche. Voyez vos courriels comme des lettres sur papier; vous pourriez être très heureux de les retrouver dans quelques années.

Forums (groupes de discussion)

Fonctionnement du forum : Familiarisez-vous avec le forum (architecture, fonctionnement, règles, etc.) en lisant quelques messages avant d'envoyer votre premier message. Vous pourrez ainsi vous présenter sous votre meilleur jour et ainsi établir votre crédibilité. N'oubliez jamais qu'un forum est une discussion en public.

Foire aux questions : Lisez les fichiers de foires aux questions, souvent appelées FAQ (angl. Frequently Asked Questions), ou les pages portant sur les problèmes connus (angl. Known Issues), qui vous éviteront souvent d'envoyer un message inutile.

Utilisation d'un pseudonyme : Plusieurs personnes préfèrent s'inscrire à un forum en utilisant un pseudonyme. Demandez-vous si la chose est appropriée pour le forum utilisé. Un forum visité par des chercheurs n'est pas l'endroit où se cacher sous des noms fantaisistes si l'on veut avoir de la crédibilité.

Identification logicielle : Fournissez, soit dans une signature automatisée ou par le biais de vos coordonnées dans la liste des membres (angl. profile), les données importantes au sujet de la configuration de votre ordinateur, de la version utilisée d'un logiciel, etc. Ceci permettra aux autres membres du groupe de mieux vous aider.

Recherche dans les messages existants : Cherchez dans les messages si le sujet que vous voulez soulever a déjà été traité. Faites aussi une recherche sur le Web, où vous trouverez peut-être une réponse qui vous évitera d'écrire pour rien.

Choix de la page et duplication : Envoyez votre message à la bonne page et abstenez-vous de faire du postage croisé (angl. crossposting), ce qui risque de susciter aussitôt un reproche de la part de l'administrateur. Autrement dit, n'envoyez pas le même message à plusieurs fils de discussion (angl. discussion threads) en même temps.

Pertinence du message pour le groupe : Ne créez un nouveau fil de discussion que s'il s'adresse à l'ensemble du groupe. Les forums ne sont pas la place pour des messages personnels.

Ligne Objet : Expliquez brièvement mais de façon précise l'objet de votre message. Ceci est particulièrement vrai dans les groupes de soutien technique. Une ligne du genre « Comment peut-on modifier tous les triolets en même temps? » va amener des utilisateurs qui connaissent la solution à vous répondre, alors qu'un message avec une ligne comme « À l'aide... » (à plus forte raison si elle est écrite en majuscules et est suivie de points d'exclamation multiples) pourrait amener bien des participants à se demander si le message vaut la peine d'être ouvert. Une ligne Objet bien conçue vous attirera le respect et l'estime des membres, surtout ceux qui sont expérimentés, et vous servira dans vos prochaines communications.

Sujets multiples : Ne regroupez pas plusieurs sujets dans un seul message. De manière à éviter qu'une seule question ne monopolise rapidement la discussion et n'élimine les autres, écrivez des messages séparés, chacun avec une ligne Objet claire et précise.

Corrections : Si vous devez corriger le contenu d'un message, utilisez la fonction d'édition le plus rapidement possible; le message corrigé comportera normalement une mention automatique à cet effet donnant le jour et l'heure de la modification. Si la fonction n'est pas offerte, corrigez le plus rapidement possible en expliquant le problème dans une réponse à votre propre message. Ne commencez pas un nouveau fil de discussion.

Citations : Citer (angl. quote) un ou des passages d'un message auquel vous répondez peut être utile mais n'est en aucune façon obligatoire. Ne citez que les passages pertinents à votre contribution en effaçant tout ce qui ne fait qu'occuper de l'espace et prendrait inutilement des pages supplémentaires pour qui voudrait imprimer le fil de conversation.

N'oubliez pas que citer peut mettre dans l'embarras la personne dont vous commentez les propos. Si un passage qu'elle voudrait corriger a déjà été cité dans une réponse, la partie fautive restera gravée à jamais dans une des réponses même si l'original est modifié.

Concision et précision : Exprimez-vous d'une manière concise, directe et précise, et en utilisant la terminologie propre au sujet. Plus votre message sera précis, plus on pourra vous répondre de manière complète.

Mise en page : N'écrivez pas votre message d'un seul tenant, mais insérez des lignes blanches pour le diviser en paragraphes et ainsi le rendre plus lisible. Renoncez à utiliser les fonctions qui n'ajoutent rien au message ou qui pourraient lui donner une apparence non sérieuse (p. ex. défilant lumineux ou fonds ombragé ou coloré). Utilisez les binettes avec grande modération; servez-vous plutôt des ressources de la langue pour exprimer votre pensée.

Codes de balisage léger : Consultez l'aide pour connaître les codes de balisage léger (angl. lightweight markup) permettant d'insérer de l'italique, du gras, des lignes de code, des citations d'un message précédent ou une adresse URL. Des liens bien présentés grâce au BBCode rehaussent considérablement l'apparence d'un message, p. ex. [url=URL du lien]Titre du lien[/url].

Modération typographique : N'écrivez jamais tout ou partie d'un message en majuscules ou en gros caractères, ce qui est l'équivalent de crier.

Modération et discrétion : Restez toujours calme, même si le ton de la discussion monte et que les étincelles commencent à fuser. Évitez de tenir des propos qui pourront faire en sorte que les échanges ne dégénèrent en insultes. Comme dans les courriels, l'utilisation de l'humour est risquée. N'oubliez pas que vos propos pourront être indexés par les moteurs de recherche et ainsi rester gravés dans les serveurs pour des années à venir.

Vérification orthographique : Relisez-vous toujours, et ce, plus d'une fois, avant d'envoyer votre message en utilisant la fonction de visualisation (angl. preview). Copiez toujours votre réponse avant d'utiliser cette fonction au cas où elle fasse geler le logiciel. On peut repérer ainsi plus facilement les fautes et confirmer le résultat de l'utilisation des codes de mise en page, comme ceux qui permettent d'insérer des liens. Idéalement, composez votre texte avec un logiciel permettant la vérification orthographique et collez-le ensuite à l'endroit approprié; cette technique permet aussi d'archiver son texte et d'y revenir si jamais on voulait prendre plus de temps pour le rédiger.

Appels, salutations et remerciements : Il n'est pas d'usage d'inclure un appel et une salutation; cependant, remercier à l'avance pour l'aide demandée n'est pas superflu. Un bref message de suivi sera apprécié de ceux qui ont consacré du temps à la recherche d'une solution et permettra aux autres de savoir que la solution proposée a fonctionné. Aller au-delà d'un simple merci en donnant quelques détails sur la façon dont on a utilisé la solution sera apprécié.

Copie de sécurité avant envoi : Comme il arrive qu'un site ne réponde plus au moment d'envoyer votre message, prenez toujours la précaution, avant de cliquer sur Envoyer, d'en copier le contenu dans le presse-papiers (Ctrl+A, Ctrl+C; autrement dit Sélectionner tout, Copier), puis cliquez dans le message pour annuler la sélection. Vous pouvez aussi coller le texte dans une autre application (Ctrl+V) et l'enregistrer pour plus de précaution. Il est toujours choquant de perdre le contenu d'un message auquel on a consacré de longues minutes. Ne cliquez pas sur Page précédente, car vous pourriez perdre votre message sans aucune possibilité de le retrouver.

Fichiers joints : Assurez-vous que le format du fichier que vous voulez joindre fasse partie de la liste de possibilités offertes par le logiciel utilisé par le forum et assurez-vous de bien joindre le fichier. Vous éviterez ainsi d'avoir à écrire un autre message pour vous excuser et fournir le fichier annoncé.

Attente de réponse : Vous recevrez souvent une réponse dans un très bref délai. Si aucune réponse n'a été affichée après quelques jours, faites un rappel dans le même fil de discussion, ce qui fera monter le message en tête de liste et le rappellera au bon souvenir des membres.

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Date de dernière modification : 2024-01-01
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